关于印发《重庆海联职业技术学院

会议管理办法》的通知

院属各单位：

为了加强会议管理，提高会议质量，结合学院实际，特制定《重庆海联职业技术学院会议管理办法》，本办法已经学院办公会审议通过，现予以印发。请各单位认真组织学习，严格按本办法执行。

特此通知

重庆海联职业技术学院

2016年11月18日

重庆海联职业技术学院会议管理办法

第一章 总则

第一条 会议的有效组织和管理是改善办公秩序，及时传递、执行和保存办公信息，提高办公效率的一种重要手段。为了加强会议管理，精简会议数量，缩短会议时间，提高会议质量，结合学院实际，特制定本办法。

第二条 本办法所指的会议，包括学院党委会议、院长办公会议等例会，各职能部门（系、部）组织的全院性不定期工作会议、专题工作会、培训会，全院教职工大会及各种类型的接待性会议等。

第三条 学院办公室是会议的统筹管理部门，会议的具体会务工作由承办部门牵头安排。

第二章 会议的审批

第四条 学院党委会的召开按照《党委会议事规则》的规定，经党委书记审批同意后召开；院长办公会的召开按照《院长办公会议事规则》的规定，经院长审批同意后召开；各职能部门（系、部）组织的全院性不定期工作会议、专题工作会、培训会等会议报经分管院领导或院长审批同意后方可召开；会议规模超过80人或全院教职工大会的召开必须经院长或院长办公会审批同意后方可召开。

第五条 各职能部门（系、部）应在每年12月31日前向学院办公室报送次年年度会议计划，经学院审批同意列入会议计划的会议不得擅自更改或取消。

第三章 会议召开应遵循的原则

第六条 精简。大力压缩会议，尽量缩短会议时间，减少与会人员。逐步利用现代网络和通信传播工具部署工作，能合并召开的会议尽可能合并召开。  

第七条 高效。召开会议应具备必要性，注重实效，主题鲜明，准备充分。 

第八条 务实。集中精力研究和解决实际问题，可采取现场办公会议等形式，及时协调研究解决有关问题。  

第九条 节约。会议要厉行节约，凡涉及经费开支的会议应严格按照学院有关规定和预算执行，严禁铺张浪费。 

第四章 会议的安排

第十条 会前准备工作。会议承办部门应做好充分的准备工作，包括会议时间、地点、参会人员及着装的确定，会议主持、议题、议程的安排，会议通知的发布，会议资料的准备，会场布置及设备准备等。

第十一条 会议服务工作。会议承办部门要安排协调专人做好会议服务工作，包括会议签到、会场服务、摄像拍照、音响视频设备调试、会议记录、现场协调等。

第十二条 会后督查工作。会议承办部门会后及时将会议材料归档，编制印发会议纪要，并督查会议决议的学习、贯彻、执行等。

第十三条 会议通知须经分管领导审核后方可发布，院级大型会议（活动）通知须承办部门报经学院审批后由学院办公室发布。任何单位和个人不得擅自发布未经审核的通知。

第十四条 为便于会议相关事项的解释协调，减少繁琐的沟通流程，提高工作效率，一般会议通知由承办部门自行发布，原则上均以电子文稿形式发布到学院会议通知群或相关工作群，一般情况不再下发纸质通知。

第十五条 学院领导临时安排的会议或紧急会议由学院办公室根据会议性质协调相关职能部门负责会务工作。

第五章 会场管理

第十六条 会议承办部门原则上提前一个工作日向会场管理部门提出会议场地使用申请，向设备管理部门提出会场设备使用申请。

第十七条 会议场地管理部门有权根据会议类型和规模对会议室进行合理调整，以满足各类会议需求。

第十八条 会议承办部门应提醒和督促参会人员保持会场清洁，爱护会场设施设备等公共财物。

第十九条 会议室使用完毕后，承办部门应及时对会场进行清理，归还借用物品，关闭好门窗电器设备等，与会议场地管理部门做好交接手续。

第六章 会议纪律

第二十条 与会人员必须按会议通知时间及相关要求准时到会，无特殊情况不得迟到、早退或缺席，会议期间应将手机关闭或调至静音模式。

第二十一条 会议须限时召开，无特殊情况应按时结束。发言应确定时间，紧扣主题，简明扼要，严禁偏离主题，延误会议进程。

第二十二条 会议内容如有保密事项，与会人员必须严格遵守保密纪律。 

第二十三条 本办法自发布之日起执行。

二〇一六年十一月十八日