机构设置
办公用品管理办法
来源:本站 发布时间:2015-01-15
为规范学院办公用品的申购、入库、保管、发放、使用等程序,使之高效合理、责任明确、避免浪费,结合我院实际,制定本制度。
一、办公用品的分类
(一)小件消耗性办公用品:笔记本、笔芯、签字笔、圆珠笔、白板笔、铅笔、橡皮、印台、电池、胶水、透明胶、双面胶、复写纸、钉书钉、回形针、大头针、长尾夹、卷宗、出入库单、百事贴、学院印刷品等。
(二)小件非消耗性办公用品:电话机、计算器、订书机、剪刀、小刀、卷笔刀、文件盒、文件夹、文件袋、文件栏等。
(三)文印室办公用品:墨盒、复印纸、彩色纸、速印纸等。
二、办公用品的管理责任部门
(一)学院行政部门小件办公用品由党政办公室统一管理。
(二)党政办公室采购人员负责物品的采购、入库、报账,仓库管理人员负责办公用品的验收、保管、发放。
三、办公用品的申购
(一)各部门需要购买小件办公用品,需填写“海联学院处(室)小件办公用品购买审批单”,由部门负责人签字后,向党政办公室申请购买。
(二)常用小件办公用品由库管员根据日常发放及库存情况填写“办公用品库存情况表”,交由采购人员负责购买。
(三)文印室办公用品由文印室工作人员根据实际情况填写“海联学院处(室)小件办公用品购买审批单”,由党政办负责人签字后,交由采购人员负责购买。
(四)各部门因自身专项工作需要,如会务、接待、比赛活动等需要购买的物品,属于专项办公用品,由该部门自行前往党政办指定协议合作单位进行购买。
四、办公用品的采购
(一)采购人员收到单据后,急用物品应及时购买,非急用物品应在两周之内完成购买。
(二)采购人员核对申购内容无误后,开始办理询价,议价、报价对比等,依核决权限,呈核订购。
(三)采购金额预估在2000元以下者,由党政办负责人核决;采购金额预估在2000元至3万元者,由院领导核决;采购金额预估在3万元以上者,由学院公开招投标。
(四)对常用办公用品的质量、报价等进行对比后,由党政办指定一至两家协议合作单位,作为长期定点购买单位。
(五)正式采购过程中,应至少两人或两人以上同行。
五、办公用品的入库及验收
(一)采购回来的物品统一存放在党政办公室仓库。
(二)物品采购回来后首先办理入库手续,由采购人员向仓库管理员逐件交接。
(三)仓库管理员根据购买审批单的项目认真清点所要入库物品的单价、数量,并检查好物品的规格、质量,做好入库登记。
(四)与购买审批单不符的物品,不予开具入库单。
(五)验收不合格的物品,由采购人员及时与商家进行沟通,进行退、换货处理。
(六)验收合格的物品,由仓库管理员填写入库单,双方共同签字确认后,应及时入库。
六、办公用品的保管
(一)物品入库,要按照不同的类别、材质、规格、功能和要求,分别存放,货物的摆放应整齐紧凑,作到无遮掩,便于识别辨认。
(二)在储存时注意做好防火、防潮,防盗工作,保证货物的安全。
(三)仓库钥匙由仓库管理员保管,严禁无关人员进入仓库。
(四
)仓库管理员应定期对库存进行盘点、清查,发现常用办公用品储备不足时,及时申请购买。
七、办公用品的发放及领用
(一)仓库管理员为办公用品发放人员。
(二)各部门填写“办公用品领用申请单”,经部门负责人同意,党政办主管审批签字后方可领用。
(三)每次领用,仓库管理员应填写出库单,由提货人签字,并每月将报表交至财务处。
(四)领用人应妥善保管非消耗性办公用品,尽量延长其使用寿命。
(五)各部门原则上统一每月领取一次办公用品。
八、本办法归党政办公室解释。
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